Som nyansat i jobcentret kan man ikke forvente, at borgerne kan udvise forståelse for, at man er ny i job og måske ret usikker. Borgerne har deres egne problemstillinger at tumle med, og usikre sagsbehandlere skaber ofte usikre borgere, der bliver bekymrede for, om deres sag nu behandles korrekt eller hurtigt nok. Det er en potentiel konflikt, der hurtigt kan eskalere. Her virker det simpelthen ikke med et "ny i job" skilt.

Vi har dog nogen udskiftning af medarbejdere, både på grund af jobskifte og barsler, men også fordi vi ansætter mange nyuddannede socialrådgivere og medarbejdere med AC-baggrund, der efter et par år skal videre med noget andet. Så der skal være plads til at være ny, også selv om man hos os ikke kan være ny særlig længe. Derfor arbejder vi strategisk med at tilbyde det helt rette introduktionsprogram, der kan bygge bro mellem skolebænken og samtalelokalet på en hensigtsmæssig måde, så dygtige og kompetente nye kolleger bliver erfarne langtidsansatte.

Vores nyansatte kolleger er selvfølgelig hverken naive eller uvidende, men alligevel bliver mange overraskede over, hvor kompleks en virkelighed af love og regler, strategier og arbejdsgange, de træder ind i. Kompleksiteten skaber usikkerhed hos de fleste nye. Usikkerhed om, hvorvidt de gør det godt nok? Ved de nok om området, og hjælper de borgerne på bedste vis? Kunne en anden have gjort det bedre? Den form for usikkerhed og måske frustration er der som sådan ikke noget galt med. Den er oftest produktiv og udtrykker et ønske om at lykkes med sit arbejde. Samtidig er den udgangspunktet for at lære nyt og høste positiv erfaring.

Vi ved, at rammerne på arbejdspladsen betyder meget for, om det lykkes. Hvis frustrationerne tager overhånd og bliver til modløshed og handlingslammelse, er det en hæmsko, og måske udvikler det sig til det praksischok, artiklerne her i magasinet beskriver. Det gør vi  meget for at undgå, når vi ansætter nye medarbejdere. For det er jo, når vi mestrer kompleksiteten, at vi har det bedste udgangspunkt for at løse vores kerneopgave – nemlig sagsbehandling af borgersagerne.

Introduktionsprogram

Det kan virke banalt, men først og fremmest forsøger vi at undgå det såkaldte praksischok ved at tilbyde et fyldestgørende introduktionsprogram, der skal sikre, at nyansatte får kendskab til beskæftigelsesområdet, de vigtigste it-redskaber og den mest centrale lovgivning. Og ikke mindst, at nyansatte oplever, at der bliver fulgt op på, hvordan det går, og at de har en kanal, hvor de kan komme med deres spørgsmål, undren og frustration over det, der måske lykkes mindre godt i starten.

Vi tilbyder:

• Et fast skemalagt program, hvor man introduceres til hele organisationen.
• En BIF-uddannelse, som er en introuddannelse inden for beskæftigelsesområdet, hvor man bl.a. får et større indblik i organisationen.
• Et kursus i it og it-sikkerhed, hvor man ud over sikkerhedsaspektet bliver undervist i vores fagsystem Fasit.
• Fagkoordinatorerne afholder løbende kurser inden for beskæftigelseslovgivning i praksis - målrettet nyere medarbejdere, og er i øvrigt til rådighed ved faglige konferencer og for sagssparring.
• Et kørekort i at forberede sager til rehabiliteringsteamet, hvor borgere indstilles til fleksjob, ressourceforløb og førtidspension.
• En mentor, der står for sidemandsoplæring og introduktion til den afdeling, man er blevet en del af.
• Et løbende opfølgningsprogram med sin nærmeste leder.
• Deltagelse i et mindre fagligt team, hvor man afholder ugentlige faglige konferencer. Det foregår på tværs af anciennitet, så alle - nye som gamle - medarbejdere kan udveksle faglig sparring.
• Løbende mulighed for individuel supervision i forhold til samtaler.

Det faste intro-program

For at sikre kontinuitet og kvalitet arbejder vi med faste introduktionsprogrammer med udførlige aftaler om, hvordan og hvad nye medarbejdere skal igennem. Det kan selvfølgelig være meget forskelligt, hvad man har brug for at lære, når man starter som nyansat og nyuddannet, men de fleste har som udgangspunkt ikke en særlig stor viden om beskæftigelsesområdet, da der ikke som sådan er en uddannelse inden for området. Samtidig er der også behov for, at vi introducerer til vores jobcenter som arbejdsplads, herunder hvad der forventes af medarbejdere på en arbejdsplads som denne.

Kurserne er et udtryk for, hvad vi ikke altid kan forvente, medarbejderne kan i forvejen, når de bliver ansat, men de er også et udtryk for, at vi ansætter kandidater med meget forskellig baggrund særligt AC'ere og socialrådgivere. Kurserne er de samme for alle med en mindre grad af variation, mens mentorforløbet og opfølgningerne med nærmeste leder er individuelt tilpasset.

Netværk og kollegaskab

Vi ved fra vores "nyansatte" medarbejdere, at de retrospektivt sætter stor pris på, at der er et fyldigt introprogram, når de starter. Det er vigtigt for dem hurtigt at blive introduceret til organisationen og den mest relevante viden. Samtidig følges de med andre nyansatte kolleger og får på den måde hurtigt faglige sparringspartnere og bliver en del af kollegagruppen.

Det at få gode og tætte kolleger, der er i samme båd, og dermed nogle, som er "ufarlige" at dele frustrationer og tvivl med, er nok lidt en sidegevinst ved at ansætte mange nye. Ikke desto mindre nævnes det ofte som en vigtig faktor for, at nyansatte kommer til at føle sig tilpas i jobbet som sagsbehandler eller virksomhedskonsulent her hos os. En del af kurserne foregår på tværs af forvaltningen, så der er samtidig mulighed for at få et bredt indblik i organisationen og for at få et netværk på tværs af arbejdsområder.

Kurser i it og beskæftigelseslovgivning

Ud fra en organisatorisk logik er it-kursets fokus at sikre, at alle forstår at benytte de systemer, der er til rådighed, så deres arbejdsgange bliver hensigtsmæssige og effektive, og sagsbehandlingen bliver dokumenteret korrekt. Når man skal overskue rigtig mange borgersager, er det vigtigt, at man er bekendt med de systemer, der skal understøtte sagsbehandlingen og sikre systematik. Derfor er det vigtigt, at man fra starten bliver introduceret til en hensigtsmæssig måde at sagsstyre på. Det er bl.a. det, der sker, når man er på it-kursus.

Vi har også løbende undervisning inden for forskellige lovgivningsområder, som man nemt kan tilmelde sig. Her er der mere tid til at komme i dybden og stille spørgsmål. Man bliver grundigt introduceret til forskellige målgrupper og sagsbehandlingen i praksis. Flere medarbejdere tager måske en del af et lovkursus igen som et "brush up", fordi de nu er nået til et sted med deres sagsbehandling, hvor det er relevant.

I princippet kan man sikkert lære det samme af sin sidemand, som kurserne introducerer til, men ved at oprette kurser trækker vi ressourcerne ud af og lidt væk fra den daglige drift. Det sikrer både ensartet kvalitet, og at der faktisk bliver tid til at være i en læringsproces. Vi ved alle, at hverdagen og driften nemt tager over, så det kan være svært at nå at gennemgå tungere introduktioner til lovstof og it-systemer. Investeringen er godt givet ud, for når nye medarbejdere behersker de her områder, betyder det, at de selvstændigt kan begynde at løse en del af opgaven og tage fra.

Mentorordningen

Der er ingen tvivl om, at man hverken får erfaring eller hår på brystet af at gå på kursus alene. Det er, når hverdagen kører, at erfaring og udfordringer mødes, og her har man som nyansat ofte meget brug for det kollegiale fællesskab og for at kunne trække på erfarne kolleger. Derfor er mentorordningen og faglig sparring i små teams en væsentlig del af introduktionsprogrammet og har som sådan ikke en udløbsdato.

En del nye medarbejdere fortæller, at det er godt, at der altid er en anden, der kan huske, hvordan det var at være ny. Men der er selvfølgelig også udfordringer, og for nogle betyder det, at de lidt hurtigere, end de selv havde forventet, kommer til at tage et selvstændigt sagsansvar.

Her handler det om at finde en balance, hvor der er plads til at lære og udvikle sig fagligt i takt med, at de sager, man får, bliver mere komplekse. Hvis det skal lykkes, kræver det, at der altid er en fast faglig base at gå til, som kan oversættes direkte til "en erfaren kollega med styr på tingene". Dem har vi heldigvis mange af, og nogle har så i tillæg til deres almindelige sagsarbejde også rollen som mentor for nye medarbejdere.

Vi har fundet ud af, at det giver god mening at udvælge nogle faste mentorer i hver afdeling, som bliver erfarne inden for området, og vi er ved at udforme et mindre kursus til mentorerne, så de er klædt på til opgaven og kan udveksle erfaringer. Det sker ud fra den erkendelse, at de i meget høj grad er med til at påvirke en ny medarbejders oplevelse af jobbet i opstartsperioden og meget vel kan blive ret afgørende for, hvordan jobbet kommer til at fungere fremadrettet for den nye.

Fra skolebænk til samtalelokale

De medarbejdere, vi ansætter, har primært søgt jobbet, fordi de ønsker at hjælpe borgere med komplekse beskæftigelsesproblemer videre på arbejdsmarkedet. Men det er også vigtigt, at der er en forståelse for den forvaltning, de som ansatte bliver en del af, og at de er indstillede på netop det at skulle forvalte en lovgivning og være en myndighed og har en ide om, hvad det indebærer. At få fod på de forskellige niveauer, vi arbejder indenfor, er noget af det, vi oplever, tager lidt tid.

• Der er lovgivningen og de forvaltningsretlige retningslinjer, som alle selvfølgelig skal følge.
• Der er et lokalt niveau af arbejdsgange, processer og fokusområder, der kan variere fra det ene arbejdssted til det andet.
• Der er et forvaltningsmæssigt niveau af arbejdsgange, strategier og målsætninger.

På alle niveauer kan der være svingene grad af politisk og offentlig interesse.

De forskellige niveauer gør det overraskende svært for nogle at gennemskue, hvor beslutninger kommer fra, og hvem der har taget dem. Hvilke beslutninger kan ændres, og hvad kan man selv få indflydelse på på kortere eller lidt længere sigt? Der er jo en verden til forskel på, om man er frustreret, fordi der er blevet opfundet et eller andet benspænd af en arbejdsgang, eller det drejer sig om, at man ikke helt ved, hvordan man forvalter en paragraf i lovgivningen – eller, som vi nogle gange ser, at man ikke kan gennemskue forskellen på de to udfordringer og derfor bliver noget handlingslammet.

En del nyansatte bliver overraskede over lovgivningens ret sammenstykkede karakter, og hvor nemt en borger kan havne mellem to stole og to lovgivninger eller to forvaltningsområder. Sagsbehandleren oplever måske, at borgeren har et legitimt behov eller ønske, men oplever samtidig, at man ikke har mulighed for at hjælpe. 

Det er en krævende opgave at skulle forvalte og formidle det i en borgersamtale på en ordentlig måde. Især når der skal gives afslag, kræver det, at man som ny er rigtig sikker på, at det er det korrekte afslag og ikke ens manglende erfaring eller viden, der er årsagen hertil. Her er det vigtigt, at "den erfarne kollega med styr på tingene" er tilgængelig. Men det stiller også nogle generelle krav til den nye medarbejders helhedsforståelse af, hvad det betyder at arbejde i en forvaltning.

Lovgivningen og det konkrete og håndværksmæssige i at forvalte den, kan man forholdsvis hurtigt lære her på arbejdspladsen. Den lidt mere grundlæggende forståelse for arbejdet i en forvaltning og opdeling i lov og forvaltningsområder tager lidt længere tid at få fod på. Uddannelsesstederne kunne bidrage ved at give tid til de hverdagsnære, men ofte ret komplekse problemstillinger inden for arbejdet i en forvaltning.

Vores arbejdsplads ligger i en uddannelsesby, så her er en del nyuddannede kandidater, når vi slår stillinger op. Der er selvfølgelig forskel på at være ny på arbejdsmarkedet og "bare" ny i jobbet, men i hverdagen gør det faktisk sjældent den helt store forskel, i forhold til hvor meget introduktion til fagområdet der er behov for. Det gør dog en forskel, når det handler om det at være på en arbejdsplads og mestre organisationen. Det handler om, om man får fod på det at arbejde i en forvaltning og et jobcenter.

Vi forsøger med et godt introprogram at stille de bedste betingelser for en god start på den proces. Vi kan kun anbefale at formalisere introprogrammet og lade det strække sig over en længere periode. Der behøver ikke være en udløbsdato på fx mentorforløbet, eller på hvornår man ikke længere kan tilmelde sig faglige introduktionskurser. Særligt af hensyn til de nyuddannede skal man være opmærksom på at introducere arbejdspladsen, organisationen og de forventninger, den stiller til medarbejderne.