Susanne Østergaard har udviklet en app til at registrere elevcoaching på sin erhvervsskole for at støtte sin rolle som faglig leder. Susanne fortæller her, hvordan coach/vejleder-app'en støtter Susanne i rollen som faglig leder. Artiklen er skrevet sammen med Nicolaj Ejler, der med afsæt i sin bog 'Faglig ledelse mellem kerneopgave og styring' sætter ord på, hvordan Susannes ledelsespraksis er udtryk for den faglige ledelse, der vinder frem i disse år med datainformeret faglig refleksionspraksis.

Lokationen er et vejledningscenter på en erhvervsskole, men vi kunne være hvor som helst, hvor kerneydelsen er at yde en service til mennesker.

Hvad er udfordringen?

Vejledningscenteret betjenes af uddannelsesvejledere og elevcoaches, der yder vejledning til kommende og nuværende elever på de 33 uddannelser, som skolen udbyder, samt bidrager til fastholdelse af eleverne. Elevcoachenes opgave er primært at samtale og hjælpe de elever, der er udfordret på andet end deres faglighed.

Det er svært at gennemskue coachenes opgave, og det er ligeledes svært for dem at dokumentere den. App'en bidrager til en datainformeret refleksionspraksis, der anskueliggør deres opgaveløsning og hjælper os til at lære og udvikle os.

Elevcoachene har svært ved at dokumentere deres arbejde, da det er relationen og fortroligheden, der ligger implicit i opgaven at være coach. Man må som coach ikke lave notater eller videregive oplysninger om den enkelte unge. Som coach indbyder man til en fortrolig samtale, hvor den unge kan frembringe sine bekymringer og problemer med henblik på, at coachen kan hjælpe eller vise eleven videre til en anden fagprofessionel, der kan. Opgaven er massiv samt ustruktureret og kan dermed let føles uoverskuelig. Hvordan skaber man legitimitet, hvis man kun har narrativer at frembringe?

App(solut) en succes

Leder og elevcoaches har i samarbejde udviklet en app, der hjælper med at afdække elevcoachenes opgave.

Med registreringer i app'en får vi bl.a. kendskab til køn, hvor i uddannelsesforløbet eleverne er, hvad de henvender sig omkring, hvor mange samtaler de har brug for, hvilken tyngde henvendelsen har, om elevcoachen selv behandler henvendelsen eller videregiver til en ekstern professionel som fx læge eller psykolog.

Ved fokus på tyngden af henvendelsen rater coachen en samtale fra 1 (ønske om snak med/ opmærksomhed fra en voksen) til 10 (fx selvmordstruet). Det er en øjenåbner at se resultaterne. Tyngden ligger i gennemsnit på 6, det vil sige temmelig tunge problematikker. Over tid er tyngde 10 gradvist faldende. Coachene bliver bevidste om, at der er sager, som er så tunge, at det ikke er deres opgave. De videregiver derfor i højere grad til psykolog og egen læge. Og de undgår at påtage sig et ansvar, de ikke kan løfte, der kan lede til belastning og stress.

Med app'en kan vi også se, hvilke problematikker der rør sig her og nu - og over tid. Vi kan se, at det er angst, rusmiddelproblematik eller senfølger heraf, familiære problematikker, sorg, søvnløshed og meget andet, der gør, at eleverne har ondt i livet. Med viden om problematikkerne i ungdomskulturen, primært den udfordrede ungegruppe, kan vi kvalificere coachenes arbejde.

Kvalificeret dialog

Coachene klikker svar på de ti spørgsmål ind i app'en under samtalen med den unge. Det tager ca. 60 sekunder. Susanne har som leder et månedligt møde med coachene, hvor data fra den seneste måned sætter rammen for en dialog, der med data kan ske systematisk refleksivt. Et månedligt møde på 45 minutter er tilstrækkeligt til at sætte retningen for indsatser. Data skærper refleksionen, for vi får dokumentation for, hvad der fylder for tiden, og det er nu helt naturligt at stille spørgsmål om, hvorfor vi gør, som vi gør. Der drøftes ligeledes, om vi skal registrere nye tendenser blandt de unge, eller det blot er enkeltstående tilfælde, der dukker op i deres henvendelser.

Det er der fx kommet en ny praksis ud af med hensyn til unge i misbrug, der opsøger hjælp. Overraskende indbyder databehandlingen til en dialog og refleksion i et teoretisk coach-/vejlederfagligt perspektiv. Dette åbner for de dybere refleksioner, der flytter os. Datainformeret refleksionspraksis ved hjælp af en app er ikke kun tal og fakta, men stimulerer også refleksioner.

Som vi hørte nogen sige: "Ingen tal uden tale. Ingen tale uden tal."

Datainformeret refleksionspraksis kan højne kvaliteten i udførelsen af den kerneydelse, man skal levere som stabsfunktion i en stor organisation. Datainformeret refleksionspraksis gør det ikke alene, men er et middel til at kunne lede opad og nedad, og i dette tilfælde som middel i en strategi for at sikre ressourcer til at varetage opgaven.

Lede nedad

Følgeskabet til den datainformerede praksis kom helt naturligt som et output af en snak om det belastende arbejde og mit syn som leder på, at jeg ville beskytte mine medarbejdere, så de fortsat kunne hjælpe udsatte unge igennem uddannelse. Det blev et fælles projekt leder og medarbejdere imellem.

To coaches siger fx:

"Da du foreslog, at vi skulle have sådan noget her - måske netop fordi jeg var i den her stressede periode, så var det første, jeg tænkte, orker jeg yderligere en eller anden stress faktor. Det har så været, som Møllehave siger, en skuffelse der ikke gik i opfyldelse... Det har faktisk været det, der har gjort, at jeg har kunnet se, hvad det er jeg laver, og selve processen med at arbejde sig frem til det har været en meget demokratisk proces, hvor du har været tovholder på det og den, der har opfundet ideen og ligesom givet den videre til os. Men det har jo været i samarbejde med os, at det er blevet lavet."

"App'en er medvirkende til, at jeg får lagt nogle pauser ind, det hedder ikke bare seks samtaler eller mere på en dag. Nu kan jeg godt have fem samtaler på en dag, og jeg tager stadig hjem med en god smag i munden i forhold til at have gjort en forskel."

Lede opad

En af skolens direktører siger:

"Som topledelse i en ungdomsuddannelse er jeg meget optaget af, hvordan vores ungegeneration ser ud. Jeg er meget optaget af at give dem et liv, hvor de skal kunne klare sig selv. Det er engagementet i forhold til generationen, og den er blevet så kompleks, så selv min mangeårige erfaring, den kommer lidt til kort. Og der synes jeg, vi med app’en her har det er rigtig godt eksempel på og et godt nybrud i min verden, til at se om det kan give mig en god katalysator."

Kender man de unges behov for hjælp, kan det pejle fordeling af ressourcerne, ligesom app'ens datafaktuelle output står stærkere end fortællinger. Før coach app´en var der reelt ikke et grundlag at træffe beslutninger for ressourceforbrug ud fra:

"Hvis jeg siger nej til mere ressourceforbrug, så er det også en afmagt fra min side. Fordi skulle jeg blive meget faktuel og meget præcis, så vil jeg sige, jeg ved jo egentlig ikke, hvad jeg får, når den her ressource afsættes til vejledningsområdet. Jeg har jo ikke andet en synsninger og gisninger, og der er heller ingen dokumentation til det. Ja, vi fastholder nogen, kan du garantere det? "Jamen, jeg har en fornemmelse af... Jeg ved, hvor de er på vej hen..." Det kan jeg ikke bruge til en klap i et regnskab. På baggrund af den adfærd, så kan det måske godt skabe noget utryghed blandt coaches, og vejlederne siger "Hey, hvad bliver det næste." Så det er jo også et værktøj til at legitimere deres indsats. Fordi 100 samtaler er jeg ligeglad med, for hvis de ikke fører nogle vegne hen, så er det ikke min opgave. Men hvis de kan give 25 unge mennesker en fremtid med deres arbejde, så er det en rigtig god investering for mig. Det er ikke antallet af aftaler, der for mig er afgørende. Det er, hvis de med deres arbejde kan hjælpe mig med at afdække, hvad er udfordringen. Hvad er spørgsmålet. Det ved vi jo ikke. Det synes jeg, den kan."

I forandringsprocesser handler det om at være agil og i en proces. Når vi implementerer en digital løsning, en app som værende midlet til at nå målet, skal vi løbende reflektere og justere. Det handler i første omgang om at lede nedad, få følgeskab i dette behov, samt at kunne argumentere for nødvendigheden af implementeringen af i dette tilfælde en app. Dernæst handler det om at frembringe resultater af målinger og erfaringer med app'en, så der skabes en forståelse ved direktionen. Det kan danne grundlag for drøftelse af, hvad vi kan opnå med coachfunktionen på skolen. Kort sagt handler det om at tage lederskab, få følgeskab, lede opad og udnytte de digitale muligheder vi har for at vise og være forandringsvillige.

Faglig ledelse med datainformeret refleksionspraksis

Susannes erfaringer med app'en er en spændende udmøntning af en ny type faglig ledelse, som Nicolaj har skrevet om bl.a. i sin bog 'Faglig ledelse mellem kerneopgave og styring'. Nicolaj peger på, at stærk faglig ledelse inkluderer, at:

Faglige ledere skal beherske to sprog – at kunne lede opad og nedad: At lede opad ved at sikre rum for en faglig autonomi til at løfte sin opgave ved at dokumentere, hvad organisationen laver og bringe fagligheden ind i strategiske beslutningsprocesser på højere niveau. At lede nedad ved at oversætte organisationens strategi og toplederens ambitioner til noget, der giver mening for medarbejderne i den enhed, man er faglig leder for, i den praksis man udøver. Det kan nogle gange være rigtig svært.

Faglige ledere skal lede i den faglige praksis, i kerneopgaven, der hvor medarbejdernes faglighed udøves, og værdien for borgerne skabes. Altså være tæt på, forstå fagligheden og opgaven, der løses, for herved at have legitimitet til også at sætte retning og påpege, hvor der skal ske justeringer og forbedringer.
 

Faglige ledere skal skabe en datainformeret refleksionspraksis. Det handler om at bruge data til at belyse praksis og resultater, være nysgerrige, reflektere over og forstå hvad vi laver, og hvordan vi skaber resultater for borgerne. Altså skabe en læringskultur, hvor organisationen konstant har ambitioner om at blive bedre ved at undersøge, hvad vi gør, hvad der virker, og hvad der ikke virker, så vi løbende kan styrke os.
 

Faglige ledere skal sikre, at vi også taler om, hvad der ikke lykkes, hvor vi ikke får skabt de målsatte resultater for en gruppe af de borgere, vi arbejder med. Vi skal kunne kigge selvkritisk på os selv og tale om det, der er svært. Det kræver mod, og det kræver en læringskultur, hvor sårbarhed kan udstilles uden, at det fører til straf, men som en drøftelse af, hvordan vi kan blive bedre.
 

Faglige ledere skal sikre, at vi bruger dokumentation som en del af vores faglighed. De er ikke hinandens modsætninger. Dokumentation skal være enkel og forankret i praksis, ikke bureaukratisk, meningsløs og tidskrævende. Hvis vi kan finde ind til den rigtige dokumentation, kan den – og refleksionen over det dokumenterede – føre til en stærk, systematisk, fagligt refleksiv kultur. 
 

Faglige ledere skal sikre forståelse af, at mange af tidens udfordringer kræver både solid fagfaglighed og en flerfaglighed i opgaveløsningen. Vi skal stå solidt plantet i en faglighed og samtidig række ud til andre fagligheder som en del af vores faglighed.

Susanne Østergaard har udviklet en app til at registrere elevcoaching på sin erhvervsskole for at støtte sin rolle som faglig leder. Susanne fortæller her, hvordan coach/vejleder-app'en støtter Susanne i rollen som faglig leder. Artiklen er skrevet sammen med Nicolaj Ejler, der med afsæt i sin bog 'Faglig ledelse mellem kerneopgave og styring' sætter ord på, hvordan Susannes ledelsespraksis er udtryk for den faglige ledelse, der vinder frem i disse år med datainformeret faglig refleksionspraksis.

Lokationen er et vejledningscenter på en erhvervsskole, men vi kunne være hvor som helst, hvor kerneydelsen er at yde en service til mennesker.

Hvad er udfordringen?

Vejledningscenteret betjenes af uddannelsesvejledere og elevcoaches, der yder vejledning til kommende og nuværende elever på de 33 uddannelser, som skolen udbyder, samt bidrager til fastholdelse af eleverne. Elevcoachenes opgave er primært at samtale og hjælpe de elever, der er udfordret på andet end deres faglighed.

Det er svært at gennemskue coachenes opgave, og det er ligeledes svært for dem at dokumentere den. App'en bidrager til en datainformeret refleksionspraksis, der anskueliggør deres opgaveløsning og hjælper os til at lære og udvikle os.

Elevcoachene har svært ved at dokumentere deres arbejde, da det er relationen og fortroligheden, der ligger implicit i opgaven at være coach. Man må som coach ikke lave notater eller videregive oplysninger om den enkelte unge. Som coach indbyder man til en fortrolig samtale, hvor den unge kan frembringe sine bekymringer og problemer med henblik på, at coachen kan hjælpe eller vise eleven videre til en anden fagprofessionel, der kan. Opgaven er massiv samt ustruktureret og kan dermed let føles uoverskuelig. Hvordan skaber man legitimitet, hvis man kun har narrativer at frembringe?

App(solut) en succes

Leder og elevcoaches har i samarbejde udviklet en app, der hjælper med at afdække elevcoachenes opgave.

Med registreringer i app'en får vi bl.a. kendskab til køn, hvor i uddannelsesforløbet eleverne er, hvad de henvender sig omkring, hvor mange samtaler de har brug for, hvilken tyngde henvendelsen har, om elevcoachen selv behandler henvendelsen eller videregiver til en ekstern professionel som fx læge eller psykolog.

Ved fokus på tyngden af henvendelsen rater coachen en samtale fra 1 (ønske om snak med/ opmærksomhed fra en voksen) til 10 (fx selvmordstruet). Det er en øjenåbner at se resultaterne. Tyngden ligger i gennemsnit på 6, det vil sige temmelig tunge problematikker. Over tid er tyngde 10 gradvist faldende. Coachene bliver bevidste om, at der er sager, som er så tunge, at det ikke er deres opgave. De videregiver derfor i højere grad til psykolog og egen læge. Og de undgår at påtage sig et ansvar, de ikke kan løfte, der kan lede til belastning og stress.

Med app'en kan vi også se, hvilke problematikker der rør sig her og nu - og over tid. Vi kan se, at det er angst, rusmiddelproblematik eller senfølger heraf, familiære problematikker, sorg, søvnløshed og meget andet, der gør, at eleverne har ondt i livet. Med viden om problematikkerne i ungdomskulturen, primært den udfordrede ungegruppe, kan vi kvalificere coachenes arbejde.

Kvalificeret dialog

Coachene klikker svar på de ti spørgsmål ind i app'en under samtalen med den unge. Det tager ca. 60 sekunder. Susanne har som leder et månedligt møde med coachene, hvor data fra den seneste måned sætter rammen for en dialog, der med data kan ske systematisk refleksivt. Et månedligt møde på 45 minutter er tilstrækkeligt til at sætte retningen for indsatser. Data skærper refleksionen, for vi får dokumentation for, hvad der fylder for tiden, og det er nu helt naturligt at stille spørgsmål om, hvorfor vi gør, som vi gør. Der drøftes ligeledes, om vi skal registrere nye tendenser blandt de unge, eller det blot er enkeltstående tilfælde, der dukker op i deres henvendelser.

Det er der fx kommet en ny praksis ud af med hensyn til unge i misbrug, der opsøger hjælp. Overraskende indbyder databehandlingen til en dialog og refleksion i et teoretisk coach-/vejlederfagligt perspektiv. Dette åbner for de dybere refleksioner, der flytter os. Datainformeret refleksionspraksis ved hjælp af en app er ikke kun tal og fakta, men stimulerer også refleksioner.

Som vi hørte nogen sige: "Ingen tal uden tale. Ingen tale uden tal."

Datainformeret refleksionspraksis kan højne kvaliteten i udførelsen af den kerneydelse, man skal levere som stabsfunktion i en stor organisation. Datainformeret refleksionspraksis gør det ikke alene, men er et middel til at kunne lede opad og nedad, og i dette tilfælde som middel i en strategi for at sikre ressourcer til at varetage opgaven.

Lede nedad

Følgeskabet til den datainformerede praksis kom helt naturligt som et output af en snak om det belastende arbejde og mit syn som leder på, at jeg ville beskytte mine medarbejdere, så de fortsat kunne hjælpe udsatte unge igennem uddannelse. Det blev et fælles projekt leder og medarbejdere imellem.

To coaches siger fx:

"Da du foreslog, at vi skulle have sådan noget her - måske netop fordi jeg var i den her stressede periode, så var det første, jeg tænkte, orker jeg yderligere en eller anden stress faktor. Det har så været, som Møllehave siger, en skuffelse der ikke gik i opfyldelse... Det har faktisk været det, der har gjort, at jeg har kunnet se, hvad det er jeg laver, og selve processen med at arbejde sig frem til det har været en meget demokratisk proces, hvor du har været tovholder på det og den, der har opfundet ideen og ligesom givet den videre til os. Men det har jo været i samarbejde med os, at det er blevet lavet."

"App'en er medvirkende til, at jeg får lagt nogle pauser ind, det hedder ikke bare seks samtaler eller mere på en dag. Nu kan jeg godt have fem samtaler på en dag, og jeg tager stadig hjem med en god smag i munden i forhold til at have gjort en forskel."

Lede opad

En af skolens direktører siger:

"Som topledelse i en ungdomsuddannelse er jeg meget optaget af, hvordan vores ungegeneration ser ud. Jeg er meget optaget af at give dem et liv, hvor de skal kunne klare sig selv. Det er engagementet i forhold til generationen, og den er blevet så kompleks, så selv min mangeårige erfaring, den kommer lidt til kort. Og der synes jeg, vi med app’en her har det er rigtig godt eksempel på og et godt nybrud i min verden, til at se om det kan give mig en god katalysator."

Kender man de unges behov for hjælp, kan det pejle fordeling af ressourcerne, ligesom app'ens datafaktuelle output står stærkere end fortællinger. Før coach app´en var der reelt ikke et grundlag at træffe beslutninger for ressourceforbrug ud fra:

"Hvis jeg siger nej til mere ressourceforbrug, så er det også en afmagt fra min side. Fordi skulle jeg blive meget faktuel og meget præcis, så vil jeg sige, jeg ved jo egentlig ikke, hvad jeg får, når den her ressource afsættes til vejledningsområdet. Jeg har jo ikke andet en synsninger og gisninger, og der er heller ingen dokumentation til det. Ja, vi fastholder nogen, kan du garantere det? "Jamen, jeg har en fornemmelse af... Jeg ved, hvor de er på vej hen..." Det kan jeg ikke bruge til en klap i et regnskab. På baggrund af den adfærd, så kan det måske godt skabe noget utryghed blandt coaches, og vejlederne siger "Hey, hvad bliver det næste." Så det er jo også et værktøj til at legitimere deres indsats. Fordi 100 samtaler er jeg ligeglad med, for hvis de ikke fører nogle vegne hen, så er det ikke min opgave. Men hvis de kan give 25 unge mennesker en fremtid med deres arbejde, så er det en rigtig god investering for mig. Det er ikke antallet af aftaler, der for mig er afgørende. Det er, hvis de med deres arbejde kan hjælpe mig med at afdække, hvad er udfordringen. Hvad er spørgsmålet. Det ved vi jo ikke. Det synes jeg, den kan."

I forandringsprocesser handler det om at være agil og i en proces. Når vi implementerer en digital løsning, en app som værende midlet til at nå målet, skal vi løbende reflektere og justere. Det handler i første omgang om at lede nedad, få følgeskab i dette behov, samt at kunne argumentere for nødvendigheden af implementeringen af i dette tilfælde en app. Dernæst handler det om at frembringe resultater af målinger og erfaringer med app'en, så der skabes en forståelse ved direktionen. Det kan danne grundlag for drøftelse af, hvad vi kan opnå med coachfunktionen på skolen. Kort sagt handler det om at tage lederskab, få følgeskab, lede opad og udnytte de digitale muligheder vi har for at vise og være forandringsvillige.

Faglig ledelse med datainformeret refleksionspraksis

Susannes erfaringer med app'en er en spændende udmøntning af en ny type faglig ledelse, som Nicolaj har skrevet om bl.a. i sin bog 'Faglig ledelse mellem kerneopgave og styring'. Nicolaj peger på, at stærk faglig ledelse inkluderer, at:

Faglige ledere skal beherske to sprog – at kunne lede opad og nedad: At lede opad ved at sikre rum for en faglig autonomi til at løfte sin opgave ved at dokumentere, hvad organisationen laver og bringe fagligheden ind i strategiske beslutningsprocesser på højere niveau. At lede nedad ved at oversætte organisationens strategi og toplederens ambitioner til noget, der giver mening for medarbejderne i den enhed, man er faglig leder for, i den praksis man udøver. Det kan nogle gange være rigtig svært.

Faglige ledere skal lede i den faglige praksis, i kerneopgaven, der hvor medarbejdernes faglighed udøves, og værdien for borgerne skabes. Altså være tæt på, forstå fagligheden og opgaven, der løses, for herved at have legitimitet til også at sætte retning og påpege, hvor der skal ske justeringer og forbedringer.
 

Faglige ledere skal skabe en datainformeret refleksionspraksis. Det handler om at bruge data til at belyse praksis og resultater, være nysgerrige, reflektere over og forstå hvad vi laver, og hvordan vi skaber resultater for borgerne. Altså skabe en læringskultur, hvor organisationen konstant har ambitioner om at blive bedre ved at undersøge, hvad vi gør, hvad der virker, og hvad der ikke virker, så vi løbende kan styrke os.
 

Faglige ledere skal sikre, at vi også taler om, hvad der ikke lykkes, hvor vi ikke får skabt de målsatte resultater for en gruppe af de borgere, vi arbejder med. Vi skal kunne kigge selvkritisk på os selv og tale om det, der er svært. Det kræver mod, og det kræver en læringskultur, hvor sårbarhed kan udstilles uden, at det fører til straf, men som en drøftelse af, hvordan vi kan blive bedre.
 

Faglige ledere skal sikre, at vi bruger dokumentation som en del af vores faglighed. De er ikke hinandens modsætninger. Dokumentation skal være enkel og forankret i praksis, ikke bureaukratisk, meningsløs og tidskrævende. Hvis vi kan finde ind til den rigtige dokumentation, kan den – og refleksionen over det dokumenterede – føre til en stærk, systematisk, fagligt refleksiv kultur. 
 

Faglige ledere skal sikre forståelse af, at mange af tidens udfordringer kræver både solid fagfaglighed og en flerfaglighed i opgaveløsningen. Vi skal stå solidt plantet i en faglighed og samtidig række ud til andre fagligheder som en del af vores faglighed.